TAS Team Logistique

[Manuel_Gard]

@Thierry_A @sulian @Johan1 @sarah @Quitterie @tielpi @francoise_69

salut, ayant un petit de temps devant moi, je me suis plongé dans tous les différents échanges sur le TAS. Il nous reste 16 jours pour tout organiser.

En terme d’organisation, je vous propose 3 outils complémentaires :

• 1 framindmap pour avoir une vision d’ensemble, j’y ai inscrit tout ce que j’ai trouvé en essayant de mettre les infos les plus actualisées Framindmap - TAS
  (faites-moi passer vos adresses mail en mp pour le partager en édition avec vous afin que vous puissiez faire des modifs en direct)

• 1 dossier sur drive pour rassembler tous les docs nécessaires https://drive.google.com/drive/folders/0Bw9zKmHAAC3xUHRIY0lMeV9CNzA . N’hésitez pas y ajouter tous documents utiles (photos du sites, plan, docs…)

• 1 « trello » pour suivre et gérer la réalisation de toutes les actions à faire. https://trello.com/invite/b/zEhurbKt/a5f4e9bae4277aac53cc4425efca9a92/tas . Chaque item correspond à une action à faire avec un code couleur simple (rouge à faire, orange en cours, vert fait)

En terme de répartition des tâches, il semblerait qu’il faille 6 coordinations (voir le framindmap) :

• coordination Com’ (inscription préalable, com réseaux sociaux, co-voiturage, hébergement)
• coordination Accueil sur site (accueil candidat, accueil public, etc.)
• 1 coordination pour chacun des 3 pôles (« tirage au sort », « des mots de MaVoix », « DIY et village MaVoix »)
• 1 grosse coordination logistique - orga - régisseur - lien avec les GV

Si possible mardi j’essaierai de me brancher avec vous en ligne de 12h à 13h30 pdt la réunion aux Grands Voisins

[Quitterie]

Génial @Manuel_Gard !! Merci beaucoup !

[CathW]

Gé-nial ce plan, @Quitterie : c’est avec celui-ci que je vais pouvoir alimenter les bénévoles.
En revanche, j’ai récupéré auprès d’Anthony un plan en 3D que je viens de mettre dans le TAS Google Drive @Manuel_Gard
https://drive.google.com/drive/folders/0Bw9zKmHAAC3xUHRIY0lMeV9CNzA

[CathW]

synchronicité OUI, cadrons bien les choses avant de lancer la la comm’ « volontaires » « fournitures » dès lundi prochain ou « au pire » mardi après notre réunion

Pour synthétiser (ais-je bien tout compris ?)

• annonces cf « volontaires » et « fournitures » sur la page FB de l’event,

• mais AUSSI, en duplication, sur la page MA VOIX,

et dans tous les cas, postées par l’admin (ce qui donne plus de poids), n’est ce pas ?

… histoire de ratisser large, y compris auprès des gens des régions montés à Paris dès la veille et qui seront heureux de venir nous retrouver aux GV le soir

[CathW]

Oh Manu Bienvenue super

[CathW]

Voilà @Quitterie : je viens d’y compléter la partie me concernant, il y a encore des points à compléter de ton/votre côté

[CathW]

OK, je viens de compléter ma partie sur ce doct également.
A vous de jouer now

[CathW]

Je mets dans ma liste « à ne pas oublier » : appel aux « perceuses-dévisseuses parisiennes » : Damien Priolet vient de me dire qu’il sera dispo le vendredi 05 au soir pour nous aider mais venant de loin, pas d’équipement. Nous munir de nos perceuses maison en rabiot !

[sarah]

@TasLogistique Les grands voisins ont besoin du doc sécu pref pour aujourd’hui, je m’y mets, y’en a t il qui sont ou pourraient se mettre dessus ?

[Quitterie]

merci beaucoup à @CathW et @sarah pour le document.
Envoyé le mail suivant : "Bonjour à toutes et tous !
Merci beaucoup pour la bonne réunion d’éclaircissement de mardi et pour l’accueil à l’amphithéâtre le soir même.
Nous avons rempli la déclaration demandée. On complètera au fur et à mesure l’autre document. Pouvons-nous vous fournir le plan mardi ?
Pour information nous avons réunion ces deux prochains mardis à la Lingerie de 12h30 à 14h pour continuer à affiner l’organisation.
Si vous aviez besoin de nous voir, nous sommes à votre entière dispo à ces moments là (et évidemment en dehors par téléphone ou mail).

Très bon week-end à vous, bon courage pour ce dimanche ;-)"

[Quitterie]

@sarah : en fait je crois qu’ils ont besoin du plan (je viens de relire…) tu pourrais faire ça ou pas ?

[sarah]

Esquisse de plan (si vous avez des remarques c’est bienvenu, pour intégrer autant que possible)

[Johan1]

Salut, je pense que c’est à peu près ça, le podium me semble un peu loin, dans les faits il faudra peut-être le rapprocher de l’amphi en fonction de la longueur des câbles qu’on aura.

Je pense qu’il faudrait séparer plus les tables, voire peut-être les répartir sur toute la zone, l’idée c’est que les gens naviguent sur tout l’espace à mon avis, alors que dans la configuration ci-dessus il n’y a qu’un mince couloir qui créera forcément un embouteillage et bloquera la rotation des passants sur les stands.

[sarah]

Merci pour l’avis

Le podium, c’est dans l’idéal, le mettre au milieu, on cherchera la longueur de cable en fonction de cela, si vraiment on a pas on changera, mais je préfère ne pas se mettre des contraintes qu’on a pas encore.
Pour les tables, j’ai eu du mal à en mettre plus, la taille est approximative, j’ai mis un minimum, en tachant de respecter l’emplacement qu’on c’était dit sur place mardi dernier lors de la réunion grand voisins (mais en fait je réalise tu y étais pas), en veillant à laisser libre les couloirs pompiers et accès, en laissant libre l’espace devant le podium. J’ai pas bien compris ce que tu proposes de repartir sur toute la zone sachant que le public assistera au tas on peut pas mettre des tables au milieu.
A noter aussi l’emplacement des zones acces pompier me parait un peu décalé par rapport à la réalité, ce n’est pas a prendre au pied du dessin, cela donne une idée à la pref de ce qu on a prévu et que c’est cohérent et organisé

[Johan1]

Je voulais dire répartir les tables tout autour de la place, pas en plein centre mais en mettre plus côté local poubelles ou Pierre Pinard par exemple, sachant que si le terrain de foot est démonté l’accès pompier ne pose plus de problèmes car il pourront passer au milieu de la place par exemple, d’autant plus que les GV nous avaient dit que des tables mobiles étaient possibles sur l’accès pompier.

Parce qu’autant je pense que la première heure les gens assisteront au TAS, autant après je pense qu’une grande partie s’orientera plutôt vers les stands et là si on met tous les stands sur cette mince allée ça risque de poser problème.

[sarah]

Oui Johan tu as raison, si on considère les tables mobiles, elles peuvent occuper les voies pompier, en fait on pourrait même se passer de les mettre sur le plan des installations pour la pref il me semble… L’intérêt reste de donner une indication en cohérence par rapport à ce qu’on indique dans le dossier.
Tu me fais penser que préciser dans la légende que atelier signifie table serait une bonne chose, faisant bien comprendre qu’il n’y a pas d’enjeu avec ce plan pour les tables.

L’implantation des installations, en particulier de ces tables/ateliers/standnourritureboisson resterait à affiner.
C’est important de penser en effet circulation dans l’espace et dans le temps.

Est ce que tu pourrais mettre tes idées sur un plan ? Je pense que cela aidera.
Soit je te transmets le fichier par mail (oppenofficedraw basic) ou si tu veux utiliser d’autres outils.

Voici pour etre plus explicite les cr!tères/contraintes que j’ai pris en compte, ce que j’ai compris sauf erreur de ma part, cela reste discutable :

• Le nombre de table est approximatif, dépend aussi de combien d’ateliers vont émerger concrètement des propositions actions de chacun.
• Se limiter à une occupation au niveau du terrain de sport, qui ne dépasse pas au niveau des poubelles, pour laisser l’acces au bâtiment Pierre PInard (vu avec les grands voisins)
• Mettre le podium au milieu du terrain, le plus visible.
• Considérer 500 personnes en face et autour au temps fort, et qu’il sera difficile avec le monde de déplacer, installer des ateliers.

[Johan1]

Disposition 2.pdf (114,3 Ko)

La disposition à laquelle je pensais ressemble à cela.

Je ne vois pas trop pourquoi mettre le podium au centre, je l’ai mis contre « le mur » (les arbres plutôt) car je trouve que cela a plusieurs avantages :

-On peut mettre une partie de la logistique à l’arrière à l’abri du passage et à proximité directe du podium.

-On s’évite je pense une partie de la galère pour protéger les câbles du piétinement.

-Cela permet d’avoir des ateliers en face du podium et sur ses côtés. Je ne trouve pas très logique d’avoir les ateliers derrière le podium comme sur le plan initial, ça casse clairement l’effet « foule » qu’il peut y avoir et risque de donner à voir un champ vide si une grosse partie des gens s’en va aux stands ou ailleurs. En plus le notaire et les scrutateurs seront forcément orientés dans une direction pendant le TAS et avoir des gens qui passent derrière ça me semble beaucoup moins pertinent.

-Une telle disposition permet non seulement d’avoir le monde réparti en arc de cercle autour du podium (et donc plus de monde qui peut potentiellement regarder), mais aussi de fluidifier la circulation des gens aux divers stands.

Plusieurs choses :

Je pense avoir mis beaucoup de tables et surtout je pense qu’elles ne sont pas proportionnelles à l’espace qu’elles prendront en vrai mais c’est pour l’idée.

Je croyais qu’on ne devait pas dépasser le croisement des allées (au sud de notre espace) mais en fait maintenant on est limité au local poubelles ?

J’ai entouré en rouges des espaces inutilisés mais qui pourraient tout à fait être exploitables si on a le droit d’y installer des tables.

Par ailleurs, je ne sais pas ce qu’il est prévu de faire de l’amphi pendant cette journée ? Si quelqu’un a la réponse je suis preneur.

Je suis ouvert à vos avis, il y a peut-être des infos que je n’ai pas ou des choses auxquelles je n’ai pas pensé !

[CathW]

Merci @sarah pour ton boulot !
Concernant la protection civile, j’avais suggéré de les installer dans le haut de l’amphi dans un premier temps, mais ils pourraient aussi bien être dans la mm salle que le PC sécurité. Par contre, je n’ai pas vu cette salle lors de notre visite mardi dernier, étant arrivée en cours de réunion.

Nous devons impérativement y prévoir une table et deux chaises pour les 2 équipiers.
à toutes fins utiles, je te transmets le plan de l’Amphi Lelong… (si tu ne l’a pas déjà)

@ demain 12h30 !

[CathW]

A titre de rappel reçois via FB messenger messages de plusieurs personnes demandant si on a tout le matos (n’ayant pas vu l’annonce à ce sujet sur le mur) > mettre en ligne l’annonce de tous nos besoins dès après notre réunion demain ?
Bon lundi !

[Manuel_Gard]

Salut, j’avais compris qu’il y avait 3 pôles d’activité : le tirage au sort, le « village MaVoix »/atelier DIY et lecture de textes/contenu MaVoix. Comment voyez-vous une répartition spatiale de ces 3 pôle d’activité ?