TAS Team Logistique

Si si viens si tu veux ! On sera sur les lieux, l’occasion pour toi de te familiariser avec et se projeter dans l’évenement.

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Je viens de vérifier et tu es bien dans le groupe. Donc soit tu as réussi, soit quelqu’un d’autre t’a ajouté :slight_smile:
Pour les messages privé, comme dit au téléphone, c’est parce tu viens tout juste de créer ton compte forum il me semble

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Re bonjour ! bon, des news de la protection civile avec toutes les données que je leur ai fourni concernant l’évènement, affluence, etc… > « Suite à votre demande de dispositif de secours pour votre événement ​"candidats-citoyens », le ​samedi 06 mai 2017, de 10h à 14h, j’ai le plaisir de vous adresser cette proposition :
Une équipe de secours de 2 secouristes, dont un chef équipe, munie de tout le matériel de secours nécessaire (lots, sacs de soins, etc.) pour un montant de 325 €."
Disposerons-nous d’un tel budget ? Quid de plan « B » et notamment, ce WE, on m’a parlé d’un MaVoix de Bordeaux (?) qui aurait savoir-faire et matos pour assurer le mm type de prestation.
Je vais donc mener l’enquête pour le contacter et voir avec lui.

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Ok si j’ai pas de réunion sur l’heure du midi, je viendrais du coup !

Qui se charge d’envoyer le mail à l’huissier ?

Je suppose que ça donnerait un truc du genre :

"Bonjour Monsieur Scheid,

Tout d’abord nous souhaitons encore une fois vous remercier d’avoir accepté le rôle d’agent assermenté pour l’élection des candidats Mavoix, qui aura lieu le 6 mai 2017 sur le site des Grands Voisins (Paris 14).

Nous avons travaillé tous ensemble le week-end dernier à Béziers et de nos débats ont émergées certaines questions sur lesquelles nous aurions besoin de vos lumières.

Nous vous en soumettons la liste ici :

  1. Que devons-nous faire figurer sur les bulletins de vote pour éviter les homonymies ? Nom + Prénom + (Date de naissance ? Numéro particulier ?)

  2. Est-il préférable de mettre les bulletins sous enveloppe ou des plier en 4 dans une urne ou de posséder une urne opaque ? Ou autre !

  3. Qui doit être en charge de tirer les bulletins ? Est-il possible qu’il y ait deux personnes qui tirent les bulletins ? (Par exemple, le notaire + un « assistant » ou bien 2 personnes qui tireraient tour à tour, …)

  4. Les scrutateurs peuvent-il intervenir dans le processus ? Peuvent-ils et elles s’absenter ? Ainsi que l’officier assermenté ?

  5. Les urnes peuvent elles être déplacées ? Doivent-elles être verrouillées ?

  6. Vu les temps d’opérations un seul agent assermenté sera t-il suffisant ?

  7. Chaque bulletin tiré doit-il être “consigné” et conservé ? Faut il marquer les bulletins ?

Nous vous remercions par avance pour votre temps et vous souhaitons une belle fin de semaine."

J’ai repris les éléments que vous aviez évoqué à Béziers, il n’y a que cette phrase dont je n’ai su que faire car cela ne me semblait pas être une question :
« Dans tous les cas ils doivent être standardisés et pouvoir être mélangés sans “ouverture”. (Le pliage peut créer des “accrochages” entre bulletins, +/- idem avec enveloppes) »

A vous de faire des modifs si vous le souhaitez !

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@CathW [quote=« CathW, post:80, topic:1269 »]
Disposerons-nous d’un tel budget ? Quid de plan « B » et notamment, ce WE, on m’a parlé d’un MaVoix de Bordeaux (?)
[/quote]

Oui Catherine
Comme je te l’ai signalé ce WE lors du globale à la Rochelle, un des contributeurs de Bordeaux nous a fait la proposition suivante notée dans le CR ci dessous:
dans compétence nécessaire, on évoque la proposition de Jeff de Bordeaux qui nous proposait de trouver le matériel médicale et éventuellement les personnes pour assurer un service de secours au TAS.
http://wiki.mavoix.info/index.php/Globale_de_janvier_28/29_à_La_Rochelle

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MERCI Françoise :slight_smile:
Voici les nouvelles fraiches :
« Service protection civile / santé » = Jeff de Bordeaux confirme via Johana « Jeff est en effet secouriste et il a fait la demande pour poser le 6… Il confirmera au plus vite sa présence à l’événement d’autan,t qu’il se portera peut-être aussi candidat. On aurait aimé être des vôtres à Béziers »

« Service d’ordre » = Benjamin, copain de Manon à la Sorbonne, réserviste va constituer une petite équipe pour assurer le maintien de l’ordre en souplesse. Il rencontre Manon à ce sujet ce samedi. Elle va le briefer.
Et je lui ai également demandé, en raison de son expérience, de nous indiquer des points qui auraient pu nous échapper (accueil, filtrage, sacs, fluidité de la circulation…)

« Cadichon » = j’ai une amie qui peut héberger Patrice et Cadichon aux portes de Paris. Ils sont en contact et je les laisse s’organiser. Pour la circulation des ânes dans Paris, cela ne pose apparemment aucun problème au plan réglementaire (tant qu’il est tenu, comme un gros chien, au licol). Je vais cependant m’en assurer en tél au commissariat du 14ème.

Bon, ça suit son cours !

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Génial Johan, trop fort !! Est-ce que c’est bon pour vous @TasLogistique ? Quand j’ai votre go le mail part.

c’est bon pour moi :white_check_mark:

@Jerome34 me dit qu’Adrien et Françoise de l’hérault sont médecins pour aider à l’équipe de soin !

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mail envoyé :

Cher Maître,

Nous avons (bien ;-)) travaillé tous ensemble le week-end dernier à Béziers et de nos débats ont émergées certaines questions sur lesquelles nous aurions besoin de vos lumières afin d’affiner le déroulé et les modalités.
D’autre part, il serait idéal de fournir travailler au règlement du tirage au sort aux candidat.e.s dans les semaines qui viennent. Au plus tard le 25 avril à la clôture des inscriptions.
Pourrions-nous commencer à élaborer sur ce sujet ? Pourriez-vous nous donner des créneaux disponibles pour faire une réunion téléphonique ?
Vous trouverez ci-dessous la prise de note de notre atelier dédié.
Voici quelques questions qui ont émergé ce week-end :

  1. Que devons-nous faire figurer sur les bulletins de vote pour éviter les homonymies ? Nom + Prénom + (Date de naissance ? Numéro particulier ?)

  2. Est-il préférable de mettre les bulletins sous enveloppe ou des plier en 4 dans une urne ou de posséder deux urnes opaques ?

  3. Qui doit être en charge de tirer les bulletins ? Vous ? Est-il possible qu’il y ait deux personnes qui tirent les bulletins : un pour l’urne femme, un pour l’urne homme ? et vous au milieu ?

  4. Les scrutateurs doivent-ils intervenir dans le processus ? Peuvent-ils et elles s’absenter ? Ainsi que l’officier assermenté ?

  5. Les urnes peuvent elles être déplacées par exemple du lieu de l’émargement au lieu du tirage au sort ? Doivent-elles être verrouillées ? Devez-vous superviser l’ensemble des opérations : de l’émargement à la lecture du PV ?

  6. Vu les temps d’opérations un seul agent assermenté sera t-il suffisant, nous imaginons que oui si vous pouviez être assisté, dans le cas contraire que nous recommandez vous ?

  7. Chaque bulletin tiré doit-il être “consigné” et conservé ? Faut il marquer les bulletins ?

Nous vous remercions par avance pour votre temps et vous souhaitons une belle fin de semaine.

Merci mille fois !

l’équipe de l’organisation logistique du tirage au sort #MAVOIX

Voici le compte rendu du week-end. Nous avons fait une simulation pour chronométrer l’accueil, l’émargement et le tirage au sort.
Atelier 1.1.1: organisation du tirage au sort (organisation pratique de la cérémonie à Paris et dans les circonscriptions)

Objectif de l’atelier : Créer un protocole

Celui-ci devra être :

Avalisé et mis en forme par l’officier assermenté ; détaillé et sérieux
Réaliste et réalisable dans le temps imparti (10h-14h)
“irréprochable” afin d’éliminer tout risque de problème, reproche ou attaque…
Notes :

Tous les candidat.e.s doivent être présent.e.s, en cas d’absence la candidature est annulée
à la seule exception des candidat.e.s DOM TOM et résident.e.s établi.e.s hors de France (procuration établie en amont, prévoir formalités)
Au moins un membre de chaque groupe local pour faire connaissance avec le candidat tiré au sort pour leur circonscription à l’issue du tirage au sort, remplir les formalités administratives et organiser la venue à la préfecture et ouverture de compte.
Tous les noms des candidat.e.s seront tirés, pour définir titulaires, suppléant.e.s puis constituer la liste de réserve.
Éviter les anomalies

En cas d’anomalie dans le tirage, la conséquence la plus gênante est de devoir recommencer le tirage, ce qui n’est pas envisageable d’un point de vue timing. Donc les mesures pour éviter toutes anomalies sont :

Urnes verrouillées (cadenas ou collier)
Découpages en étapes bien définies
Tirer tous les candidats pour contrôler qu’aucun bulletin n’a été perdu/oublié/mis de côté.
Former/Informer les acteurs bien en amont pour en assurer un déroulement fluide : Guide des bénévoles

Scrutateurs

Leur rôle est d’assister en tant que témoin officiel au bon déroulement de l’opération, ils doivent donc être présents de bout en bout.

~10 scrutateurs semblent préconisés par l’officier assermenté.
Prévoir des chaises sur scène pour leur permettre d’assister au tirage et prévoir ravitaillement
Prévoir un poste d’accueil spécifique pour enregistrement nom, prénom, signature et “accompagnement”…
Accueil des candidats

Plusieurs postes/étapes :

Filtrage/Sécurité : Permet de gérer le flux des candidat.e.s et de ne pas surcharger les étapes clés suivantes
Identité : Vérification de l’identité, remise du bulletin et mise sous enveloppe par le candidat (si enveloppe nécessaire)
Bulletin : Introduction du bulletin dans l’urne sous le contrôle de l’agent assermenté et émargement
==> Résultat de la simulation : 1 minute / candidat soit : 5H pour 300 candidats Ce temps par candidat semble difficilement compressible pour ne pas déshumaniser la chose et laisser le temps aux candidat.e.s pour “apprécier” cette étape solennelle… DONC création de 2 files. Les candidat.e.s sont convoqué.e.s à partir de 9h30 et fin de l’émargement 10h45 dernier délai.

Le temps de simulation est revenu à 1h30 avec cette solution.

Notes :

Les urnes F/H seront séparées, on peut prévoir 2 traitements distincts pour éviter tout mélange
Pour fluidifier on peut envisager de créer 3-4-5 files en parallèles (en se basant sur les n° d’identification des candidats et non sur leurs noms pour avoir une répartition équilibrée et/ou si la répartition F/H reste la même 1 file pour les femmes et 2 pour les hommes)
Il faut prévoir ~4 bénévoles par files :
Poste 1 : 1 personne
Poste 2 : 2 personnes
Poste 3 : 1 personne + Agent assermenté
Rappeler aux candidat.e.s de se munir de leur pièce d’identité (dès le poste 1)
Expliquer bien en amont le processus, pour améliorer la fluidité (rappel par mail aux candidats)
Prévoir un signalétique pour identifier les différents files
Prévoir les listings d’émargement, enveloppes et bulletins pour chaque files en fonction du numéro des candidats et de l’ordre alphabétique.
Créer un guide du bénévole : y ajouter règles de validité pour carte identité prolongée , …
Message final après émargement : « Vous êtes officiellement candidat.e au tirage au sort. »
Le tirage

Désigner aléatoirement les candidat.e.s investi.e.s et respecter la parité. Une introduction devra être faite pour expliquer la procédure à l’audience et en particulier le tirage préalable pour la parité. Déroulement global :

Tirage du genre du premier candidat
Tirages des titulaires par ordre de circonscription (selon n° officiel dept+num)
Tirages des suppléant.e.s par ordre de circonscription
Tirage des candidat.e.s en liste de réserve
Pour le tirage de chaque candidat.e :

Annonce de la circonscription
Annonce du genre “à tirer”
Tirage de la candidate OU du candidat
Dépouillement et annonce du nom, prénom et numéro du candidat
Enregistrement du résultat du tirage (et affichages)
==> Résultat de la simulation : 30 secondes / tirage soit : 2H30 pour 300 candidats Même si on parvenait à réduire le temps imparti à chaque tirage à 20 secondes le temps total nécessaire serait encore de 1H40 pour 300 candidats…

En fin de tirage l’agent assermenté devra lire et faire signer un PV par les scrutateurs

Notes :

3 urnes :
Choix du sexe F/H du premier tirage
Bulletins candidates
Bulletins candidats
Après le tirage : Prévoir un endroit calme (amphi ?) pour les formalités administratives et permettre les rencontres candidat.e/groupe locaux
Bandeaux jaunes pour signaler les candidats sélectionnés ?
Questions à aborder avec l’agent assermenté

Sur le bulletin : Nom + Prénom + Numéro identifiant (pour éliminer les d’homonymies)
Bulletins : Sous enveloppe (avec distinguo H/F?) ou pliage en 4 du bulletin ou urne opaque ?
Dans tous les cas ils doivent être standardisés et pouvoir être mélangés sans “ouverture”. (Le pliage peut créer des “accrochages” entre bulletins, +/- idem avec enveloppes)
Qui tire les bulletins ? À Strasbourg, c’est le notaire qui tirait. Avoir une personne-aide par urne peut faciliter le travail du notaire qui contrôle/annonce.
Les scrutateurs peuvent-il intervenir dans le processus ? Peuvent ils et elles s’absenter ?
Les urnes peuvent elles être déplacées ? Doivent elles être verrouillées ?
Est-ce que les scrutateurs peuvent s’absenter (toilettes ?) et officier assermenté ?
Vu les temps d’opérations un seul agent assermenté sera t’il suffisant
Chaque bulletin tiré doit-il être “consigné” et conservé ? Faut il marquer les bulletins ?

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Merci pour l’info ! je vais le contacter.

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J’ai l’impression pour le Pad qu’il y resterait aussi une mise à jour à faire avec les élèments du Cr de Beziers, notamment du groupe logistique.
http://wiki.mavoix.info/index.php/Globale_de_mars_à_Béziers

Il y a bien sur le pad les questions proposées pour les grands voisins, que je remets ici, @TasLogistique si vous voyez autre chose d’ici mercredi 5 Avril, 13h :

Peut-on faire du bruit sur le site notament faire circuler une fanfare sur le trajet accueil lieu du TAS?

  • Combien de stands pouvons nous installer et ou pourra-t-on se mettre si l’on veut rester un peu l’après midi?
  • Pourra-t-on avoir accès à des prises de courant combien et à quelle distance du lieu du TAS (une disposition sur un plan serait bien pour savoir quelle longueur de rallonges électriques nous aurions besoin éventuellement)
  • Doit-on mettre en place un service de sécurité?
  • Aura t’on accès à de l’eau potable ?
  • Aura-ton accès à des sanitaires ou faut-il en prévoir?
  • En cas de pluie, demander si on peut accéder au cloitre
  • conditions pour l’acceuil de l’âne ?

J’en rajoute une

  • récupérer si possible des fichiers informatiques des plans du site des grands voisins
    Si dans l’idéal on pouvait cartographier avec eux plus précisémment les emplacements que l’on peut occuper en fonction des moments de la journée, pour le partager.
    Et avoir le plan global du site sous fichier informatique permettra de le recustomiser pour la signalétique.
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Pour le service de sécurité éventuel (soft), c’est en main via Benjamin (copain Manon, Sorbonne).
Pour la protection santé, c’est également en cours (via 3 MaVoix)

Pour l’accueil de l’âne, je vais voir ce qu’a prévu Patrice dans la nuit précédent et suivant le TAS. Et lui demander les besoins pour la journée du 06.

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Done.
J’attendais d’avoir les notes d’Elodie

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On s’est donné rv avec l’équipe des grands voisins à 13h, je sais pas pour vous, moi j’y serai avant, vers 12h, j’ai un truc ce matin dans le coin, je suis déconnectée d’ici la. A toute !

hello @TasLogistique : on peut se retrouver effectivement un peu avant si vous voulez pour faire un point de 30 minutes avant de démarrer avec l’équipe qui nous reçoit. A tout de suite ! J’aurai du mal à y être avant 12h15 pour ma part.

Je remets ici les photos du site que j’avais faites, en étant allé sur place cela parlera davantage


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@sarah : merci !!! c’est déjà super.
J’attends de mon côté le plan récent de notre ami des Grands Voisins (dont je n’ai pas pu saisir le prénom), si l’un d’entre vous a ses coordonnées ou celle de Gauthier, j’achète pour les relancer au cas où.

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Question a tutti : la Protection Civile me demande « l’adresse du collectif » pour compléter la convention (et établir ensuite la facturation) : que dis-je ?

par ailleurs, pour le paiement (sous 30 jours après réception de facture) du montant de 325 euros, comment cela va t il se passer ? Merci pour ces infos et bonne soirée !

ps : ils viendront finalement avec un véhicule léger qu’ils pourront garer à l’intérieur et n’auront besoin que de disposer d’un ‹ poste de secours › à savoir un emplacement tranquille pour intervenir (je vais leur proposer l’amphithéâtre si nos amis des Grands Voisins sont OK sur le principe)

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Anthony, non ?

Je pense qu’on donne l’adresse de l’un.e d’entre nous.
Je peux payer et on me rembourse avec l’argent récupéré le 6 mai (chapeau, nourriture à prix libre, …). Dans ce cas, on mettrait mon adresse j’imagine…

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